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數(shù)字化檔案管理系統(tǒng):檔案采集錄入,5個(gè)捷徑請(qǐng)收好→

2024/7/24 12:13:25         來源:公司資訊         作者:小博        瀏覽量:  1423

你是否在為堆積如山的紙質(zhì)文檔采集而頭疼?是否還在逐個(gè)新建錄入信息,手指酸痛卻進(jìn)度緩慢?

會(huì)博通數(shù)字化檔案管理系統(tǒng),提供了多樣化的采集錄入輔助功能:智能掃描處理、批量錄入、批量掛接、自動(dòng)歸檔、表格套打等等,助檔案采集錄入更加快、準(zhǔn)、穩(wěn)。


今天,小博將分享5種文檔采集錄入方式,覆蓋多種工作場景。讓我們一起來看看,會(huì)博通系統(tǒng)是如何將采集工作變得靈活又高效的吧!

以下是本文提到的5種方式:

1、紙質(zhì)文檔一體化采集:一體化完成紙質(zhì)文件從著錄、掃描、上傳、至表格打印的全流程

2、會(huì)博通龜仔智能采集:應(yīng)用會(huì)博通掃描機(jī)器人“龜仔”,分布式采集、智能化處理、自動(dòng)化歸集

3、從Excel批量導(dǎo)入:通過電子臺(tái)賬或文件目錄,完成批量新建、批量掛接 

4、從業(yè)務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)入:通過接口,歸集各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的文件資料及元數(shù)據(jù),進(jìn)行流程化移交

5、通過歸檔編輯平臺(tái)導(dǎo)入:通過系統(tǒng)自有歸檔編輯平臺(tái),完成從文件歸為檔案全過程

01紙質(zhì)文檔一體化采集

紙質(zhì)文檔的數(shù)字化采集,涉及到掃描、整理、歸集等多個(gè)工作步驟。如用傳統(tǒng)方式分開掃描處理后再上傳,需頻繁切換界面,步驟繁瑣且費(fèi)時(shí)。

通過會(huì)博通系統(tǒng),可便捷順暢地完成從新建、著錄、掃描、上傳、至表格打印的一系列操作。

如搭配上會(huì)博通掃描機(jī)器人“龜仔”,多項(xiàng)自動(dòng)化功能輔助,批量紙質(zhì)文檔錄入亦能分分鐘搞定。

(1)首先,可在所需分類的底層文件夾(案卷)中選擇「新建」-「文件」。

(2)系統(tǒng)提供了多種新建方式。通過掃描新建時(shí),可按需選擇掃描形成TIF或PDF格式文件。


(3)進(jìn)入屬性界面,進(jìn)行文件著錄;系統(tǒng)提供標(biāo)準(zhǔn)和附加屬性,可按需自定義,以適配不同的管理情況。完成著錄后,點(diǎn)擊「編輯」鍵進(jìn)入圖片編輯器。

(4)在編輯器中,可從硬盤新增,上傳已掃描好的文件,或使用會(huì)博通掃描機(jī)器人“龜仔”,從掃描儀新增,可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)雙面高速、自動(dòng)糾偏/圖像處理、自動(dòng)生成雙層PDF,免去繁瑣調(diào)整,并保障掃描采集標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。


值得一提的是,接下來“龜仔”將升級(jí)OCR識(shí)別功能,文檔采集時(shí)自動(dòng)識(shí)別圖片文字,可直接復(fù)制至錄入項(xiàng)內(nèi),這樣如紙質(zhì)合同、表格等文件的采集錄入將會(huì)更方便。

(5)保存圖片及屬性后,即完成文件新建。通過菜單欄的「表格打印」功能,可直接套打檔案表格、封面等,輔助紙質(zhì)文件整理。系統(tǒng)提供了多樣化模板,亦可自定義設(shè)計(jì)模板,使其符合單位的視覺規(guī)范。

02會(huì)博通龜仔智能采集

會(huì)博通掃描機(jī)器人“龜仔”,由會(huì)博通與愛普生聯(lián)手開發(fā),智能集成了掃描設(shè)備與上傳程序。

如果企業(yè)內(nèi)有分布的文檔數(shù)字化采集需求,如公司財(cái)務(wù)部、行政部、業(yè)務(wù)部等各自有需歸檔材料要上傳,可分布式布設(shè)“龜仔”,構(gòu)建高效靈活的數(shù)字化歸檔網(wǎng)絡(luò)。

成員通過上傳程序,可即時(shí)掃描紙質(zhì)文檔或上傳電子文檔,操作簡便,文件上傳后即自動(dòng)歸集至指定路徑,由檔案員在會(huì)博通系統(tǒng)上統(tǒng)一管理即可。

(1)登錄會(huì)博通文檔上傳程序(1套系統(tǒng)可支持最多200人掃描上傳),簡單幾步完成上傳文件屬性設(shè)置。

(2)點(diǎn)擊「掃描文件」,一鍵掃描生成文件;程序自動(dòng)進(jìn)行糾偏/圖像處理、自動(dòng)生成雙層PDF,省去多項(xiàng)手工步驟。


(3)點(diǎn)擊「開始上傳」,文件即按預(yù)設(shè)路徑自動(dòng)歸集。每個(gè)掃描機(jī)器人可設(shè)定單獨(dú)的儲(chǔ)存路徑,分門別類自動(dòng)歸集,采集高效便捷。

03從Excel批量導(dǎo)入

針對(duì)大數(shù)量文件,批量操作效率更高。

錄入時(shí),通過「導(dǎo)入條目(從Excel)」導(dǎo)入已有的文件目錄或電子臺(tái)賬,即可實(shí)現(xiàn)批量新建,并支持區(qū)分正文與附件;再通過「批量更換電子文檔」,即可完成批量掛接。

針對(duì)未形成數(shù)字化文件的文檔,亦可先建立條目,以便進(jìn)行管理;待文檔準(zhǔn)備好后,再通過「批量更換電子文檔」進(jìn)行掛接。

(1)在工具菜單欄中選擇「管理」-「導(dǎo)入條目(從Excel)」。

(2)如需區(qū)分正文與附件,在Excel文件中增加「序號(hào)」列即可完成。如下圖,第一個(gè)序號(hào)為3的條目,對(duì)應(yīng)為正文文件,第二個(gè)及下面序號(hào)為3的條目,則對(duì)應(yīng)附件。

(3)開始導(dǎo)入后,系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別并在文件夾內(nèi)新建對(duì)應(yīng)條目。

(4)選擇「管理」-「批量更換電子文檔」功能,按需選擇文件名的對(duì)應(yīng)關(guān)系。

(5)在磁盤中選擇對(duì)應(yīng)的掃描件或電子文件,可一次性完成正文及附件的批量掛接。

04從業(yè)務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)入

分布于各信息化系統(tǒng),如企業(yè)微信、OA、ERP等系統(tǒng)的文件,如何統(tǒng)一歸集至檔案管理系統(tǒng)?

會(huì)博通系統(tǒng)提供標(biāo)準(zhǔn)化接口,可與企業(yè)微信、OA、ERP等系統(tǒng)集成對(duì)接。對(duì)接后,各系統(tǒng)中的文檔資料及元數(shù)據(jù),可統(tǒng)一歸集至預(yù)歸檔庫,并通過流程實(shí)現(xiàn)規(guī)范化移交。

(1)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的文件資料,如走完流程的文件,或者是流程自身及審批意見,都可通過接口歸集至預(yù)歸檔庫的對(duì)應(yīng)文件夾中。


(2)選中文件,文件自動(dòng)加入收納盒;再次選中,點(diǎn)擊「移交」可發(fā)起移交流程。


(3)流程審批后,承辦人可在流程中設(shè)置文件的接收目錄、后續(xù)水印等,并記錄文件的移交情況、移交數(shù)量等,如實(shí)記錄文件的具體情況。

05通過歸檔編輯平臺(tái)導(dǎo)入

提到檔案采集錄入,怎么能少了會(huì)博通系統(tǒng)功能強(qiáng)大的「歸檔編輯平臺(tái)」?

在「歸檔編輯平臺(tái)」內(nèi),檔案管理人員可進(jìn)行文件/目錄/分類的新建、引入新文件、文件歸檔或移出、表格打印、編號(hào)、檔案注冊(cè)等操作,在一個(gè)頁面內(nèi)即可完成從文件歸為檔案的全過程,滿足不同場景下的管理需求。如:

定期對(duì)預(yù)歸檔文件進(jìn)行整理。將需歸檔文件放入檔案庫的對(duì)應(yīng)分類目錄下,將不需歸檔文件放入資料庫中。

對(duì)批量文件進(jìn)行智能化自動(dòng)歸檔。設(shè)定好檔號(hào)規(guī)則后,即可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)分類、自動(dòng)編歸檔號(hào)的一鍵自動(dòng)歸檔,歸檔更高效。

除了以上提到的方式,大家還有哪些讓文檔采集錄入更快的方式或小技巧?歡迎和我們分享交流。

免費(fèi)演示&方案定制

會(huì)博通始于1988年,在檔案管理行業(yè)專注超30年,技術(shù)積累深厚,系統(tǒng)功能豐富,服務(wù)體系完善。至今,會(huì)博通服務(wù)客戶覆蓋黨政機(jī)關(guān)、制造、能源、工程、交通、醫(yī)藥、金融、教育、信息咨詢等多個(gè)行業(yè),應(yīng)用用戶數(shù)萬。

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